Argo: van ruimtes opmeten tot getekende offerte in één app
Hoe we voor Argo Schoonmaakservice de offertemaker bouwden. Je loopt door het pand en spreekt de ruimtes in, AI maakt de ruimtestaat en de berekening, en de klant tekent digitaal.
Argo Schoonmaakservice uit Roden brengt regelmatig offertes uit bij nieuwe klanten. Daarvoor moet je precies weten om welke ruimtes het gaat: hoe groot ze zijn, wat voor vloer er ligt, hoe vaak er schoongemaakt wordt en welke werkzaamheden erbij horen. Een calculator liep het pand door met een meetlint en een notitieblok.
Daarna begon het echte werk. Maten overtypen in Excel, berekeningen maken, in Word een offerte opmaken, uitprinten, ondertekenen, opnieuw inscannen en mailen. Een proces van uren, waarin iedere overtypstap een kans op fouten is. En het kostte precies de mensen tijd die het klantcontact doen. De vraag was niet hoe we de vakkennis konden vervangen, maar hoe we het overtypen eruit konden halen.
Meelopen op locatie
We zijn begonnen met kijken hoe het echt gaat. Meelopen tijdens een opname, meekijken in de Excel-sheets, praten met de mensen die de offertes maken en met de mensen die ze uitvoeren. Zo kwamen we bij de dingen die in geen enkel systeem stonden: welke werkzaamheden standaard zijn en welke aanvullend, hoe de vierkante meters per vloertype doorwerken in de prijs, en waarom een ruimtestaat en een werkprogramma bij de offerte horen.
Inspreken in plaats van typen
De app die we bouwden neemt de opname over. Je loopt door het pand en spreekt gewoon in wat je ziet: entree 3,15 bij 2,60, gang 75 bij 10,20, behandelkamer links 3,40 bij 4. AI zet dat om in een complete ruimtestaat met vierkante meters, koppelt de juiste werkzaamheden en frequenties eraan en rekent de prijs door volgens de rekenmethode van Argo. Geen meetlint-briefjes die later ontcijferd moeten worden, geen Excel-sheet per klant.
Offerte, akkoord en handtekening in één keer
Uit dezelfde gegevens rolt direct de offerte in de huisstijl van Argo: samenvatting, aanpak, investering en aanvullende diensten. De klant loopt de offerte digitaal door, kiest zelf de aanvullende diensten en tekent online. Printen en scannen zijn niet meer nodig. Argo ziet per offerte of die verzonden, geopend of getekend is, en alles staat op één plek in plaats van verspreid over mappen en mailboxen.
Het proces van uren is er niet meer. De opname gebeurt onderweg, de berekening gebeurt automatisch en de offerte gaat digitaal naar de klant. Iedere offerte gebruikt dezelfde rekenmethode en dezelfde teksten, dus verschillen tussen collega's zijn eruit. De ronde langs printer en scanner is helemaal verdwenen.
Het belangrijkste zit niet in de techniek. De medewerkers van Argo zijn opgelucht dat ze veel minder routinewerk hoeven te doen en houden tijd over voor persoonlijk contact met de klant. Daar gaat het uiteindelijk om: het saaie werk automatiseren en het menselijke werk teruggeven aan mensen. De offertemaker groeit ondertussen mee. Op verzoek van Argo werken we aan het meesturen van het werkprogramma en de ruimtestaat en aan prijzen per vier weken naast prijzen per jaar.
“Ze hebben nu meer tijd voor persoonlijk contact met de klant.”